KSeF przyspiesza - kolejne komunikaty MF z 30 czerwca 2025

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych i najbardziej złożonych reform w obszarze VAT od wielu lat. Na jego wprowadzenie pozostało bardzo mało czasu – pierwsza grupa firm wejdzie do systemu już 1 lutego 2026 roku, a kolejne w następnych miesiącach. To oznacza, że przedsiębiorcy muszą działać natychmiast, aby zdążyć z przygotowaniami.
Dodatkowo zbiega się czasowo z przygotowaniem i wdrożeniem kolejnego nowego systemu do raportowania JPK_CIT. Dwie rewolucje systemowe w tym samym czasie to ogromne wyzwanie dla firm, wymagające czasu nie tylko na przygotowanie, ale również na przetestowanie zaplanowanych przez podatników rozwiązań pod kątem KSeF i JPK_CIT jeszcze zanim zaczną obowiązywać. Dlaczego ? Aby uniknąć chaosu i błędów, czyli wyeliminować je na etapie wdrożenia.

KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur, ale kompleksowa reorganizacja funkcjonowania firmy, obejmująca systemy informatyczne, procedury obiegu dokumentów, współpracę z kontrahentami oraz wewnętrzne procesy operacyjne. Wdrożenie wymaga dogłębnego przemyślenia, rozplanowania etapów działań i zaangażowania wszystkich działów – nie tylko księgowości.

Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację techniczną 30 czerwca 2025, co oznacza, że możliwe jest już testowanie systemu w środowisku testowym
https://www.gov.pl/web/finanse/publikacja-dokumentacji-api-ksef-20-oraz-struktury-logicznej-fa3.

Mimo to wiele firm – zwłaszcza małych – odkłada przygotowania na ostatnią chwilę, licząc na dział księgowy. Tymczasem eksperci alarmują: proces ten jest zbyt złożony, by ograniczyć go do księgowości.

W firmach różnej wielkości wdrożenie KSeF wymaga innego podejścia – małe firmy potrzebują około 6 miesięcy, duże przedsiębiorstwa i biura rachunkowe – minimum 12 miesięcy. Dlatego kluczowym czynnikiem sukcesu jest czas, którego już praktycznie nie ma. Odkładanie przygotowań grozi chaosem organizacyjnym, błędami i ryzykiem utraty prawa do odliczenia VAT w przypadku nieprawidłowości w fakturowaniu.

Wdrożenie KSeF oznacza m.in.:

• konieczność ustalenia z kontrahentami, jakie dane mają zawierać faktury i jak będą przekazywane,
• dostosowanie systemów informatycznych,
• zmianę procedur obiegu dokumentów,
• szkolenie pracowników,
• zmapowanie obecnych faktur do schemy FA(3),
• opracowanie planu awaryjnego na wypadek niedostępności systemu,
• analizę pojęć „wystawienie” i „otrzymanie” faktury w świetle nowych przepisów,
• decyzję o nadawaniu uprawnień w systemie – komu, w jakim zakresie i przy użyciu jakich narzędzi.

Ponadto przedsiębiorcy muszą zmienić wewnętrzne regulaminy i umowy, dostosować modele współpracy z biurami rachunkowymi i rozważyć aspekty prawne związane z równoczesnym funkcjonowaniem faktur KSeF i poza nim.

System wprowadza także większą transparentność działań podatnika – Fiskus zyska możliwość bieżącego śledzenia operacji, co zwiększy wymagania w zakresie zgodności, a więc podatnicy muszą przemyśleć jakie informacje i dane umieszczać na fakturach w KSeF.

Dlatego kompleksowe szkolenie to pierwszy krok – powinno ono uświadomić skalę zmian i pomóc zaplanować wdrożenie. Następnie należy opracować plan działania, rozbić go na etapy i przypisać odpowiedzialność za poszczególne obszary.

Nieodzowne będzie również merytoryczne wsparcie – księgowe, doradcze i techniczne. Księgowi muszą współpracować z informatykami, by skutecznie wprowadzić zmiany w systemach.

KSeF to nie tylko obowiązek, ale i szansa na uporządkowanie procesów i poprawę przejrzystości. Jednak by skorzystać z tych korzyści, trzeba działać już teraz. Pozostało bardzo niewiele czasu, a proces jest trudny, wymagający i wieloetapowy. Przedsiębiorcy, którzy nie rozpoczną przygotowań natychmiast, ryzykują poważnymi komplikacjami od lutego 2026 roku.

W świetle skali zmian i koniecznych działań ze strony podatników,  nie jest przesadą nazywać KSeF REWOLUCJĄ.