KSeF i JPK_CIT kumulacja dwóch REWOLUCJI!

Zgodnie z najnowszym komunikatem Ministerstwa Finansów z dnia 12 kwietnia 2025 roku, obowiązek korzystania z systemu KSeF w fakturowaniu będzie wprowadzany etapami zgodnie z zaplanowanymi wcześniej terminami: od 1 lutego 2026 r. oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT. Zaczyna się rewolucja w fakturowaniu, która zbiega się czasowo z nowym obowiązkiem raportowania JPK_CIT.

Ministerstwo Finansów planuje także działania ułatwiające, m.in. odroczenia terminów i możliwość wystawiania faktur w tradycyjnej formie do końca 2026 r., szczególnie dla firm „wykluczonych cyfrowo”.

Ważną zmianą jest także możliwość wystawiania e-faktur dla konsumentów (B2C), co wcześniej nie było planowane, co daje przedsiębiorcom większą elastyczność w przejściu na cyfrowe fakturowanie. Pojawi się też nowa wersja struktury e-faktury FA(3), z dodatkowymi funkcjami, np. dołączaniem załączników. Wdrożenie KSeF wymaga przygotowań organizacyjnych i technicznych, które zależą od stopnia zaawansowania firmy w tym procesie.

Firmy, które już rozpoczęły prace, powinny je zweryfikować pod kątem najnowszych zmian, szczególnie jeśli wcześniej prace zostały przerwane ze względu na odroczenie terminów. Warto sprawdzić, czy wprowadzono rozwiązania, które zostały zmienione lub zniesione w najnowszym projekcie, a także przyjrzeć się organizacji procesów – mogą pojawić się nowe strumienie sprzedaży, zmiany w wymogach kontrahentów lub reorganizacja działów w firmach, co wymaga aktualizacji konfiguracji systemów ERP i mapowania pól.

Jeśli firma już rozpoczęła przygotowania, powinna je zweryfikować, aby dostosować się do najnowszych wymogów schematu FA(3).

Firmy, które nie rozpoczęły jeszcze żadnych przygotowań są w trudniejszej sytuacji. KSeF wymaga czasu. Dlatego w pierwszej kolejności należy określić poziom obowiązków we własnej działalności - czyli jaki zakres z KSeF nas dotyczy. Kolejne kroki to analiza własnych procesów sprzedaży i zakupów towarów bądź usług oraz analiza dotychczasowego podejścia do kwestii opodatkowania. Będzie to kluczowa ocena potencjalnego ryzyka, gdyż bieżące raportowanie do MF poprzez KSeF uwidoczni wszystkie działania podatnika, w tym również ewentualne nieprawidłowości.

Warto pamiętać, że za wdrożenie systemu KSeF zazwyczaj odpowiadają te same działy, które obecnie pracują nad raportowaniem JPK CIT, czyli działy księgowości, IT i wsparcia biznesu. Chociaż już rozpoczął się pierwszy okres sprawozdawczy związany z nowym obowiązkiem raportowania, wiele firm jeszcze nie przeprowadziło szczegółowej analizy swojej gotowości w tym zakresie. Dlatego warto ustalić priorytety i  kolejność wprowadzania obydwu obowiązków: KSeF i JPK_CIT.

Takie podejście pozwala uniknąć przeciążenia zespołów i zapewnia lepszą jakość realizacji obu projektów. Wymaga to jednak starannego planowania harmonogramu, identyfikacji wspólnych obszarów prac (np. wprowadzanie numerów VAT/NIP kontrahentów czy umieszczanie numeru KSeF w strukturach JPK) oraz dużej dyscypliny podczas wdrażania.

Dlaczego działania należy rozpocząć już DZISIAJ? Bo wdrożenie KSeF to wymagający i wielopoziomowy proces, który zbiega się z nowymi obowiązkami związanymi z raportowaniem w podatku dochodowym JPK_CIT.

Nagromadzenie się dwóch nowych i poważnych obowiązków wymaga od przedsiębiorców szczególnej uwagi, ale odpowiednie rozłożenie priorytetów i współpraca między projektami mogą nie tylko pomóc w spełnieniu nowych wymogów, lecz także przyczynić się do poprawy efektywności operacyjnej w zakresie rozliczeń podatku VAT i CIT. Brak odpowiedniego przygotowania przedsiębiorstw i instytucji do rewolucji w fakturowaniu (KSeF) i raportowaniu JPK_CIT może spowodować chaos, błędy i niekorzystne dla podatnika konsekwencje podatkowo-finansowe.

Zapraszamy na nasze szkolenia  tematyce KSeF i JPK_CIT.